Narzędzia zdalnej współpracy dla marketingowców

2020 rok przyniósł wiele zmian w codziennej rutynie pracowników biurowych. Praca przestała być miejscem, a stała się czynnością, którą można wykonywać z dowolnego miejsca na świecie. Wraz z nowymi przywilejami pojawiają się też nowe wyzwania. Jednym z nich jest optymalizacja komunikacji w rozproszonych zespołach, które muszą ściśle ze sobą współpracować. 

Specyfika pracy w zespołach marketingowych

W dobie cyfryzacji marketing stał się równie istotnym obszarem aktywności firm, co sprzedaż i obsługa klienta. Analityka, branding, SEO, content, oprawa graficzna, publikacje w branżowych mediach i budowanie społeczności klientów to podstawy obecności w internecie, która napędza rozwój biznesu. Większość z tych czynności opiera się jednak na ścisłej współpracy wewnątrz marketingowych zespołów.

Według badania Future of Work 2020 przeprowadzonego przez Sage Journal aż 60% pracowników biurowych zauważa erozję więzi ze swoimi współpracownikami.  Jakie narzędzia pomagają utrzymać produktywność i kreatywny zapał wśród pracowników, którzy w czasach społecznej izolacji działają wspólnie, ale na odległość? 

Aplikacje biurowe w chmurowym ekosystemie Google 

Google przychodzi z pomocą rozproszonym zespołom marketingowym. Pakiet biurowych programów, który znany był dotąd pod nazwą G Suite, po gruntownej metamorfozie przekształcił się w usługę Google Workspace. Jak Google Workspace wspiera wspólną pracę? 

Wszystkie narzędzia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w jednym miejscu

Gmail w Google Workspace stał się centrum zarządzania wszystkimi kanałami kontaktu. Aby być na bieżąco z korespondencją mailową, czatem wewnętrznym, pokojami dyskusyjnymi i wideokonferencjami, wystarczy otworzyć jedną zakładkę przeglądarki – czyli firmową pocztę Gmail. 

Marketingowcy w swojej codziennej pracy mocno polegają na narzędziach komunikacyjnych nie tylko po to, aby omawiać pomysły, koncepcje kreatywne i analityczne wnioski między sobą, ale także po to, by:

• Korespondować mailowo z klientami firmy i zewnętrznymi wykonawcami, 
• Kontaktować się z przedstawicielami innych działów firmy, by poznać ich punkt widzenia i skutecznie prezentować wizję firmy odbiorcom działań marketingowych,
• Przeprowadzać wywiady wideo i organizować webinary. 

Zintegrowany Gmail korzystnie wpływa na produktywność, bo pozwala utrzymać kontrolę nad przepływem informacji w jednym miejscu i nie mnoży rozproszeń związanych z przełączaniem okna przeglądarki. 

Komentarze, sugestie i wspólna edycja plików

Google Workspace to nie tylko aplikacje do komunikacji, ale też edytory plików działające online:

• Dokumenty Google,
• Arkusze Google,
• Prezentacje Google,
• Witryny Google,
• Formularze Google.

Nie trzeba instalować ich lokalnie na dysku urządzenia, ale to nie jedyna zaleta, tego, że cała praca jest zapisywana na bieżąco w chmurze. Zespoły marketingowe podczas pracy zdalnej mogą skorzystać z funkcji charakterystycznych dla tych programów na wiele różnych sposobów:

• Specjalista od SEO może przejrzeć artykuły blogowe w Google Docs, które napisał copywriter i dodać sugestie i komentarze, które poprawią widoczność tekstu w wyszukiwarkach po publikacji.
• Grafik, copywriter i sprzedawca mogą równocześnie edytować prezentację dla klienta i dyskutować na jej temat na wewnętrznym czacie.
• Wiele osób może wrzucać swoje pomysły i poprawki do arkusza kalkulacyjnego z planem postów na social media, a zmiany będą widoczne w czasie rzeczywistym. Historia edycji pozostaje zawsze do wglądu, więc nie ma ryzyka utraty wyników wspólnej pracy. 

Dyski współdzielone i indywidualne

Każdy użytkownik Google Workspace ma do dyspozycji chmurowy Dysk Google, na którym może zapisywać wyniki swojej pracy i przydatne pliki. Dzięki temu ma do nich dostęp na każdym urządzeniu, na którym zaloguje się na swoje konto. Dysk obsługuje ponad 100 różnych formatów plików, a aplikacje Google pozwalają otwierać i edytować dokumenty utworzone w innych popularnych programach. 

Pliki zapisane na Dysku Google można udostępniać innym członkom zespołu lub osobom spoza organizacji, by wspólnie na nich pracować. Dostęp do pliku może obejmować prawa o edycji, komentowania lub wyłącznie do wglądu. Jeśli zaistnieje potrzeba przekazania pliku większej grupie osób, to nie musimy wpisywać ich adresów mailowych po kolei – wystarczy, że wygenerujemy unikalny link do pliku, który da wybrane uprawnienia każdemu, kto za jego pomocą otworzy przesłane treści. Uprawnienia do wglądu, edycji i komentowania zawsze można też odebrać innym użytkownikom, jeśli nie chcemy, by wyświetlali zawartość i wprowadzali zmiany – dzięki tej opcji nigdy nie tracimy kontroli nad tym, co przechowujemy w chmurze. 

Dysk Google eliminuje też potrzebę ładowania załączników mailowych z dysku twardego urządzenia, a przy tym pozwala ominąć limit wagi multimediów wysyłanych pocztą. Ponadto, plik udostępniony w ten sposób będzie aktualizował się u odbiorcy po każdej zmianie, więc użytkownicy oszczędzają czas na wysyłaniu nowych wersji w kolejnych wiadomościach. 

Jednak indywidualne Dyski to nie wszystko, Google Workspace oferuje też firmom możliwość tworzenia Dysków Współdzielonych. Pliki w chmurze tego typu nie mają jednego konkretnego właściciela – należą do wszystkich członków zespołu, którzy korzystają z danego dysku. Dzięki temu nie trzeba udostępniać każdego dokumentu osobno – gdy raz zostanie zapisany na wspólnym Dysku, to wszyscy będą mogli go edytować. 

Dyski Współdzielone to doskonałe rozwiązanie dla zespołów marketingowych, ponieważ ich pracownicy generują mnóstwo dokumentów tekstowych, prezentacji, sesji zdjęciowych, materiałów edukacyjnych, filmów i grafik, z których później razem korzystają. Dysk współdzielony bardzo szybko się zapełnia, więc warto od początku ustalić czytelną strukturę folderów i zasady nazywania plików, aby każda zawartość była łatwa do odnalezienia przy pomocy wyszukiwarki. Jednak nawet wtedy, gdy użytkownik zapomni, w jakiej lokalizacji zapisane było to, czego potrzebuje, to może skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki Cloud Search, która prześwietla całą instancję Google Workspace. 

Jak zacząć korzystać z Google Workspace?

Praca na odległość w Google Workspace to przyjemność, bo ta usługa eliminuje wszystkie nużące czynności i pracownikom zawsze pozostać w kontakcie z innymi osobami. 

Aplikacje Google są dostępne za darmo dla wszystkich prywatnych użytkowników Gmaila. Jednak najlepszą jakość profesjonalnej współpracy w tych programach zapewnia biznesowa odsłona Gmaila z własną domeną i opcjami kontroli administracyjnej – czyli właśnie Google Workspace. Tę usługę można bezpłatnie przetestować przez 30 dni z pomocą lokalnego partnera Google. 

W firmach na obszarze Europy Środkowo-Wschodniej biznesowe rozwiązania Google wdraża Fly On The Cloud. Ten oficjalny partner Google Cloud przeprowadza konsulting, migracje i konfiguracje usług, a przy tym zapewnia polskojęzyczne wsparcie techniczne, szkolenia oraz opiekuje się  procesem Change Management w dużych firmach.