Instytucje publiczne i administracja w social mediach – co publikować, aby zachować profesjonalny wizerunek?

Profile instytucji z sektora publicznego na stałe zagościły w Mediach Społecznościowych. W nowym artykule znajdziesz garść wskazówek na temat tego, jak prowadzić profile organów administracji, by nie tylko przekazywać interesariuszom ważne informacje, ale także skutecznie promować swoją instytucję i dbać o jej dobry wizerunek w sieci. Niezależnie od tego, czy odpowiadasz za profile social media podmiotu administracji państwowej, rządowej, czy samorządowej, znajdziesz tutaj przydatne wskazówki, które pomogą rozwinąć profil organizacji.

Instytucje publiczne – który kanał social media wybrać?

Każdy kanał social media daje twórcom odmienne możliwości i sposobność dotarcia do różnych grup odbiorców. Nie sposób określić, który portal będzie lepszy, a który gorszy dla instytucji publicznej, gdyż zależy to zarówno od charakteru placówki, jak i od osób odpowiedzialnych za prowadzenie profili: ich dyspozycyjności czasowej, kreatywności itd. 

By ułatwić Ci wybór, poniżej scharakteryzowaliśmy 4 kanały social media najpopularniejsze wśród instytucji publicznych. Pamiętaj, że możesz wybrać więcej niż jeden z nich, jednak zadbaj o to, by treści w różnych mediach społecznościowych się nie powtarzały.

Prowadzenie Facebooka dla instytucji i administracji publicznej

Facebook funkcjonuje obecnie jak wyszukiwarka informacji oraz biuro obsługi klienta w jednym. Niezależnie od tego, jaką instytucję reprezentujesz, warto by była ona obecna w tym medium społecznościowym nie tylko po to, by angażować odbiorców publikowanymi treściami, ale także, by odpowiadać na pytania i wątpliwości interesariuszy. 

Prowadząc Facebooka instytucji publicznej postaw na różnorodność publikowanych treści zarówno jeśli chodzi o tematykę (informacyjne, edukacyjne, zabawne), jak i format (zdjęcia, grafiki, filmy, relacje). Zadbaj również o moderację komentarzy i wiadomości: warto, by zajmowała się nią osobą kompetentna, cierpliwa i życzliwa. Pamiętaj, że przy odpowiadaniu na pytania, czy skargi obserwujących liczy się czas, więc nie pozwól petentom zbyt długo czekać. 

Instagram – Prowadzenie profilu organizacji publicznej

Społeczność Instagrama jest młodsza niż ta na Facebooku. Z tego względu, profil na Instagramie sprawdzi się w szczególności, jeśli chcesz trafić do młodych odbiorców, np. klientów Młodzieżowego Domu Kultury albo interesariuszy Urzędu Pracy. 

Instagram to również królestwo osób poszukujących kreatywnej inspiracji, dlatego będzie dobrym miejscem promocji instytucji kultury. 

By dobrze prowadzić profil, warto posiadać dużą bazę estetycznych zdjęć powiązanych tematycznie z obszarem działalności Twojej Instytucji. Z tego względu na Instagramie odniosą sukces m.in. oficjalne profile miast czy regionów, na których malownicze fotografie okolicy będą jak najbardziej na miejscu. 

Prowadząc profil instytucji na Instagramie, pamiętaj, że w tym medium społecznościowym rządzą piękne zdjęcia i dynamiczne filmy. Nie bagatelizuj Instagram Stories, które dla wielu użytkowników aplikacji są ważniejsze niż posty w feedzie, a które pomogą Ci w budowaniu przyjaznego, przystępnego wizerunku, a także pozwolą poznać opinie petentów na ważne tematy. I ostatnia rada odnośnie do Instagrama: uważnie śledź nowości i trendy! Kto powiedział, że urząd czy organ administracji publicznej nie może nagrywać rolek (Instagram Reels)?

Prowadzenie profilu administracji rządowej na Twitterze

Twitter to idealna platforma dla urzędów i administracji rządowej z kilku względów: królują tam tematy związane z polityką, jest tam miejsce dla krótkich i treściwych informacji, a także na konstruktywną dyskusję. Warto zaangażować się w komunikację w tym medium społecznościowym, by dotrzeć do nowych grup odbiorców, których nie ma na Facebooku czy Instagramie.

Prowadząc profil na Twitterze, pamiętaj, żeby publikować aktualności w czasie rzeczywistym (unikaj postów „z wczoraj”), a także by były one konkretne i maksymalnie naładowane treścią. Zadbaj też o adekwatne hashtagi, które pomogą Ci dotrzeć do większej ilości osób. Chociaż często zwykłe tweety tekstowe są bardzo nośne, nie zaniedbuj treści wideo oraz rzadziej używanych funkcji takich jak ankiety.

LinkedIn dla instytucji publicznych

Jeśli sprawia Ci trudność tworzenie zabawnego, luźnego contentu na Facebooku i Instagramie, na LinkedInie odetchniesz z ulgą: cieszy się on opinią najbardziej profesjonalnego i „poważnego” spośród mediów społecznościowych. 

LinkedIn jest idealną platformą do dzielenia się oficjalnymi informacjami, sprawdzi się także, jeśli chcesz zabrać głos w ważnej sprawie czy zaangażować do merytorycznej dyskusji. Na LinkedInie możesz również prowadzić skuteczne działania employer brandingowe, które pozwolą Ci przyciągnąć nową kadrę i docenić tę obecną. 

Poza zwykłym postem tekstowym lub graficznym, na LinkedIn możesz publikować transmisje live, filmy, ankiety, oferty pracy oraz dokumenty. Szczególnie ten ostatni format może okazać się bardzo przydatny do publikacji oficjalnych ogłoszeń i oświadczeń.

Co publikować na profilu instytucji publicznej w Social Mediach?

Ważne informacje organizacyjne

Jako odbiorcy coraz częściej traktujemy media społecznościowe jak informatory, zamienniki stron internetowych. Z tego względu bardzo ważne jest dbanie o to, by na profilu organizacji (szczególnie na Facebooku) znalazły się aktualne informacje o funkcjonowaniu instytucji, którą reprezentujesz. 

Prowadząc Twittera, skup się na tu i teraz, natomiast w innych social mediach od czasu do czasu przypomnij w poście odbiorcom, jak wypełnić ważne wnioski czy dołączyć do prowadzonych inicjatyw i aktywności (zajęcia w domu kultury, wsparcie dla osób poszukujących pracy itp.). Nie zapomnij też poinformować w social mediach, gdy z powodu świąt czy remontu zmieniają się godziny otwarcia instytucji albo gdy zbliżają się terminy składania znaczących dokumentów. 

Weź pod uwagę, że wiele osób stresuje się przed załatwieniem swoich spraw w urzędzie. Być może post tłumaczący, do którego okienka się udać, na którym piętrze i z jakimi dokumentami nieco by im pomógł?

Wspierane inicjatywy w mediach społecznościowych

Prowadząc media społecznościowe instytucji publicznej, możesz publikować nie tylko to, co związane bezpośrednio z działalnością instytucji. W zależności od tego, jaką instytucję reprezentujesz, możesz także informować o tym, co jest objęte Twoim patronatem, o działaniach organów, z którymi współpracujesz czy społecznych inicjatywach w okolicy. 

Pamiętaj jednak, żeby zachować umiar i nie zaśmiecać swojej tablicy czy feedu. Gdy dużo się dzieje, możesz wszystkim wspieranym inicjatywom poświęcić jeden post, zamiast informować o każdym wydarzeniu z osobna. Dobrym rozwiązaniem będzie również ogłaszanie patronatów czy lokalnych aktywności na kafelkach Instagram Stories.

Promocja w social media tego, co lokalne

Duża część instytucji publicznych działa lokalnie i jest to potencjał, który warto wykorzystać w mediach społecznościowych. Publikuj fotografie okolicy: zarówno miejsca bardzo znane i charakterystyczne, jak i mniej uczęszczane zakątki. Odwołanie się do lokalnego patriotyzmu czy zachęcenie do spacerów w nietypowe miejsca z pewnością wzbudzi zaangażowanie odbiorców. By pozyskać zdjęcia dobrej jakości, możesz porozumieć się z lokalnymi fotografami lub udostępniać zdjęcia publikowane w social mediach przez mieszkańców i turystów – oczywiście za ich zgodą.

Innym sposobem odwołania się do lokalnego patriotyzmu będzie tworzenie postów nawiązujących do słów używanych tylko w Twoim regionie albo anegdot związanych z Twoją miejscowością. Regionalne zwroty nie muszą być tak powszechnie znane, jak wychodzenie na pole w Małopolsce i na Podkarpaciu, pamiętaj jednak, by te bardziej tajemnicze wyjaśnić. 🙂 Takie „lokalne smaczki” możesz wykorzystać zarówno jako ciekawostki, jak i bazę do stworzenia postów, które mają bawić. Przy okazji warto podkreślić, że chociaż profil social media instytucji publicznej musi być prowadzony z wyczuciem i dozą powagi stosowną dla danej instytucji, nic nie stoi na przeszkodzie, by od czasu do czasu na nim zażartować. 🙂

Ostatni sposób na wykorzystanie potencjału miejsca, w którym znajduje się Twoja instytucja, to czerpanie z jego historii. Nawet za na pozór nudnymi miejscami, stoją ciekawe opowieści i legendy, więc warto je wykorzystać w komunikacji social media! 

Udostępnianie wartościowych treści w social mediach

Instytucje publiczne zwykle nie kojarzą się nam z łączeniem ludzi w jedną społeczność, ale można to zmienić. W końcu każdy korzysta z urzędów, ma do czynienia ze służbami mundurowymi itd. Wykorzystaj ten potencjał i udostępniaj w social mediach to, co ważne i ciekawe dla Twojej społeczności. W ten sposób dasz fanom dodatkowy powód do obserwowania profili instytucji, którą reprezentujesz! 

Co więcej, udostępnianie postów innych stron czy użytkowników wymaga bardzo niewielkiego nakładu pracy, więc pozwoli Ci zaoszczędzić czas. 🙂 Zachowaj jednak umiar, by udostępniane treści nie dominowały – niestety mają one grosze zasięgi, a w nadmiarze mogą zatrzeć profesjonalny wizerunek Twojej instytucji.

Dobre praktyki w prowadzeniu mediów społecznościowych dla instytucji publicznych i rządowych

Regularne publikacje na profilach social media

Jeśli chcesz, by profil instytucji publicznej, który prowadzisz, cieszył się dużym zaangażowaniem obserwujących, musisz zadbać, by był prowadzony regularnie. 

Lepiej dodawać 2-3 posty w każdym tygodniu, niż po 2 posty dziennie przez miesiąc, a potem zamilknąć… Niestety media społecznościowe nie wybaczają przerw, więc systematyczność jest tutaj kluczem do sukcesu!

Sprawna moderacja profili administracji publicznej

Reprezentowanie instytucji publicznych w mediach społecznościowych to nie lada wyzwanie, nie tylko ze względu na konieczność generowania zaangażowania i dbania o dobre wyniki, ale także przez poruszanie tematów, które mogą budzić wątpliwości i emocje w odbiorcach. 

Przejęci interesariusze w social mediach mogą kierować na profil wiele pytań, licząc na natychmiastową odpowiedź. Również komentarze od niezadowolonych petentów nie powinny długo czekać na odzew. Właśnie dlatego zadbaj, by moderacja profili w mediach społecznościowych była jak najbardziej sprawna i – w miarę możliwości – dostępna przez cały dzień.

Dobra strategia komunikacji kryzysowej dla instytucji publicznej

Kryzysy w mediach społecznościowych są nieuniknione, szczególnie w branżach, w których częściej zdarzają się o trudni klienci. W administracji publicznej zarządzanie kryzysowe jest o tyle utrudnione, że podejmowane decyzje muszą być zatwierdzone przez wiele osób. W takiej sytuacji warto mieć zaplanowane gotowe ścieżki decyzyjne i warianty działań.

W czasie kryzysu w mediach społecznościowych – małego czy dużego – liczy się czas. Dlatego szczególnie ważne jest posiadanie strategii komunikacji kryzysowej. Dzięki takiej strategii w sytuacji ewentualnego kryzysu w social mediach będzie od razu wiadomo jak reagować i z kim się kontaktować, co może pozwolić zażegnać kryzysu, zanim na dobre się pojawi.

Czy warto skorzystać z pomocy agencji social media przy prowadzeniu mediów społecznościowych dla instytucji publicznych?

Social media to nie tylko publikowanie postów, ale też kreatywne myślenie, śledzenie nowości i ciągła interakcja z odbiorcami. Dobrze wiemy, jak wiele zasobów to pochłania 🙂 

Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia, doradztwa, strategii, by skutecznie działać w mediach społecznościowych, zwróć się do Coconut Agency. W zależności od potrzeb zajmujemy się kompleksową obsługą profilu od A do Z lub przeprowadzamy szkolenia dedykowane, które przygotowują wewnętrzne działy marketingu i PR organów administracji publicznej. Kliknij tutaj, aby skontaktować się z nami.